Information om behandling av personuppgifter i register för antagande och
hantering av kunder och uppdrag
Bakgrund
När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av uppdraget kommer personuppgifter att behandlas av BTB Ekonomi AB, nedan kallad byrån, och eventuellt av dess nätverksbyråer. Av denna anledning lämnas följande information.
Byråns behandling av personuppgifter, GDPR
Byrån kommer att behandla personuppgifter enligt gällande rätt. De personuppgifter som kommer att behandlas erhålls från kunden, dess koncernbolag om tillämpligt, eller annan, t.ex. Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor och avser behöriga företrädare och andra personer vars personuppgifter behövs för att hantera kundrelationen samt verklig huvudman. Personuppgifterna behandlas inför antagandet av kunder och/eller uppdrag och med anledning av utförandet av uppdraget för att vidta kvalitetskontroller, kontroll av intressekonflikter, åtgärder enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism ”penningtvättslagen” samt för att dokumentera vidtagna åtgärder. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar byrån, eller en inom byrån personvald revisor/Uppdragstagaren som åtagit sig att utföra uppdraget. Byrån kan även komma att behandla personuppgifter för andra risk management-åtgärder ,såsom exempelvis försäkringsärenden, samt för att utföra den interna finansiella redovisningen. Denna behandling är nödvändig för byråns berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav. De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnda ändamål är bl.a. kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-mail samt uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning. I samband med registrering av kunden kan byrån även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen. Byrån kan även komma att behandla personuppgifter såsom namn, avdelningstillhörighet, befattning och e-postadresser för att skicka ut nyhetsbrev och liknande.
Mottagare av informationen
Byrån är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. Byrån kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av byrån] i syfte att kontrollera och upprätthålla
byråns opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder. Byrån kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att byrån ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut.
Säkerhet vid behandling av personuppgifter
Byrån ansvarar enligt gällande rätt för att de personuppgifter som behandlas skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär och känslighet. Byråns system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas med anledning av uppdraget.
Lagring av personuppgifter
Personuppgifterna kommer inte behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.
Rättigheter såsom registrerad
Registrerade har i vissa fall rätt att begära att få information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade behandlas och i så fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag. Registrerade har vidare ofta rätt att få felaktiga personuppgifter som rör den registrerade rättade. Vidare kan registrerade ha rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter som rör den registrerade eller invända mot sådan behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen. När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag samt med anledning av uppdraget, så är byrån skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under sju år. Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland är det inte heller tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för byrån att i sådana fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandlingen av personuppgifterna.
Kontakt : BTB Ekonomi AB
www.btbekonomi.se